Zeyilname, mevcut bir sözleşme, ihale dokümanı veya anlaşma üzerinde sonradan yapılan değişiklikleri, eklemeleri veya düzeltmeleri içeren resmî bir belgedir. Başka bir ifadeyle, zeyilname asıl belgenin ayrılmaz bir parçası olup, yapılan değişikliklerin hukuken geçerli olmasını sağlar.
Zeyilname, genellikle aşağıdaki durumlarda düzenlenir:
- Sözleşme koşullarında değişiklik yapılması gerektiğinde: Süre uzatımı, fiyat farkı veya ek hizmetlerin eklenmesi gibi durumlar.
- İhale süreçlerinde düzeltme yapılması gerektiğinde: İdari şartnamede veya teknik dokümanlarda yanlışlık tespit edilirse, idare bu değişiklikleri zeyilname ile duyurur.
- Proje kapsamının genişletilmesi veya daraltılması durumunda: Tarafların mutabakatı ile sözleşme konusu değiştirilebilir.
- Yeni hükümlerin eklenmesi gerektiğinde: Tarafların karşılıklı onayıyla mevcut sözleşmeye yeni hükümler zeyilname yoluyla dahil edilir.
Zeyilname, sözleşme değişikliklerinin yasal geçerliliğini sağlar. Tarafların sonradan anlaşmazlığa düşmesini önler ve yapılan değişikliklerin kayıt altına alınmasını garanti eder. Ayrıca ihale süreçlerinde şeffaflığı ve eşitliği korur.
- Tarafların mutabakatı sağlanır.
- Değişikliklerin kapsamı net olarak belirlenir.
- Resmî zeyilname metni hazırlanır ve taraflarca imzalanır.
- İlgili mercilere (örneğin ihale komisyonuna veya idareye) bildirilir.
Sonuç olarak, zeyilname mevcut sözleşmeler veya belgelerde yapılacak her türlü değişikliğin hukuken geçerliliğini sağlayan kritik bir düzenleme aracıdır.
